Українцям виставили "дедлайн" до 10 червня: Ось кому не потрібно оцифровувати трудову книжку

неділя, 1 лютий 2026, 9:35

З 10 червня 2026 року паперові трудові в Україні втратять обов’язковий статус, а облік стажу повністю перейде в електронний формат.Однак, непрацюючим пенсіонерам не потрібно оцифровувати трудову книжку, адже всі дані вже зберігаються в Пенсійному фонді України (ПФУ). Про це повідомляє ПФУ. Непрацюючим пенсіонерам не потрібно оцифровувати паперову трудову книжку.

Усі відомості про їхню трудову діяльність уже зберігаються в складі пенсійної справи, адже саме на основі цих даних їм було призначено пенсію.

Це означає, що жодних додаткових дій від таких пенсіонерів не вимагається – ані завантаження сканів, ані звернень до ПФУ. Навіть після повного переходу на електронний формат паперова трудова книжка для них не матиме практичного значення.

Пенсіонерам, які продовжують працювати, але вже мають електронну трудову книжку, також не потрібно терміново дооцифровувати всі записи самостійно. Оновлення даних про останні періоди роботи буде здійснюватися автоматично під час звернення за перерахунком пенсії.

Тобто інформація про стаж і внески підтягнеться до електронної системи без додаткових заяв, якщо роботодавець коректно подає звітність до Пенсійного фонду. З 2026 року паперові трудові книжки в Україні перестануть бути обов’язковими. Держава повністю переходить на електронний облік трудових відносин, що має:

скоротити паперовий документообіг;
зменшити ризики втрати або пошкодження документів;
спростити процедуру призначення та перерахунку пенсій;
автоматизувати облік страхового стажу.

П’ятирічний перехідний період стартував ще у 2021 році, і саме до 10 червня 2026 року громадяни можуть добровільно поєднувати паперову та електронну форму. Електронна трудова книжка (ЕТК) – це цифровий аналог паперової трудової, який офіційно діє в Україні з 10 червня 2021 року.

Вона зберігається в Єдиному реєстрі застрахованих осіб і доступна онлайн через портал Пенсійного фонду. У ній міститься інформація про:

набутий страховий і трудовий стаж;
прийняття на роботу;
переведення;
звільнення.

Кожен громадянин може самостійно переглянути ці дані в особистому кабінеті. Оцифрування передбачає подання скан-копій документів до Пенсійного фонду через вебпортал. Зазначається, що це можна зробити самостійно або через роботодавця. Після перевірки дані вносяться до електронного реєстру. До електронної трудової можуть бути додані:

всі заповнені сторінки паперової трудової книжки;
документи про навчання, якщо воно зараховується до стажу;
свідоцтво про народження дитини (для зарахування декретного періоду);
військовий квиток;
інші документи, що підтверджують стаж або роботу.

Для того аби подати документи до ПФУ онлайн слід зробити декілька дій. А саме:

авторизуватися в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду України.
перейти в розділ "Комунікації з ПФУ";
обрати "Відомості про трудові відносини";
завантажити скан-копії необхідних документів.

Перевірка чи оцифрована трудова книжка здійснюється в особистому кабінеті ПФУ за допомогою КЕП. У розділі "Електронна трудова книжка" → "Дані ЕТК" відображається інформація про наявність та наповнення електронної версії.