Оцифрування трудових книжок в Україні: Ось кому варто зробити це негайно

В Україні оцифрування трудової книжки наразі не є обов’язковою процедурою. При призначенні пенсії Пенсійний фонд враховує трудовий стаж навіть без наявності електронної версії документа. Водночас фахівці радять громадянам, які мають значний стаж роботи до 2000 року, завчасно внести ці дані до електронної системи, передають Патріоти України.

Це дозволить уникнути можливих складнощів із підтвердженням інформації та зменшить ризик затримок у майбутньому. Про це повідомив голова правління ПФУ з питань цифровізації Олександр Малецький, передає OBOZ.ua.

Чи обов’язкова цифрова трудова книжка

З 2021 року основним джерелом даних про трудову діяльність українців є електронний Реєстр застрахованих осіб, який адмініструє Пенсійний фонд. Саме на основі цієї цифрової бази сьогодні нараховуються та призначаються пенсійні виплати.

Паперові трудові книжки при цьому не скасовані, але втратили основну роль — тепер вони виконують допоміжну функцію та дублюють інформацію, вже внесену до електронної системи.

Перехід на цифровий формат пов’язаний насамперед із якістю даних. У паперових документах за десятиліття накопичувалися помилки, неточності та різні підходи до заповнення. Натомість сучасна система отримує дані з офіційної звітності роботодавців і проходить автоматичну перевірку.

Це дозволяє точніше фіксувати періоди роботи, уникати помилок у назвах підприємств і коректно обраховувати страховий стаж. У результаті система стає прозорішою та зручнішою для громадян.

Кому варто оцифрувати трудову книжку

Водночас електронний реєстр містить переважно дані, починаючи приблизно з 2000 року. Інформація про попередні періоди трудової діяльності автоматично до нього не потрапила, тому виникає потреба в оцифруванні паперових документів, особливо щодо стажу за 80−90-ті роки.

Якщо цього не зробити заздалегідь, частина трудового стажу може не відображатися в системі до моменту оформлення пенсії. Втім, закон не передбачає обов’язкових вимог чи штрафів за відсутність електронної копії.

Пенсійний фонд все одно приймає паперові документи під час оформлення виплат і вносить необхідні дані вже на цьому етапі.

Однак у такому разі процес може тривати довше через додаткову перевірку записів. Тому експерти радять не відкладати оцифрування, особливо якщо:

є значний стаж до 2000 року;
у записах є помилки або неточності;
частина документів втрачена;
планується вихід на пенсію найближчим часом.

У цих випадках краще завчасно перевірити та внести дані, щоб уникнути затримок і зайвої бюрократії. Також, з огляду на воєнний стан, розглядається можливість продовження перехідного періоду для цифровізації документів.