Варто знати всім! До якого терміну необхідно встигнути оцифрувати трудову книжку і куди подінуть паперовий документ

Електронна трудова книжка - цифровий аналог паперової, в якій зберігаються всі дані про трудову діяльність працівника у Державному реєстрі соціального страхування, передають Патріоти України.

Оцифрувати трудові книжки потрібно до 10 червня 2026 року. Перехід до електронного формату спрощує оформлення пенсій, захищає дані від втрати та дозволяє працівникам контролювати свій стаж онлайн, нагадали у Головному управлінні Пенсійного фонду України у Хмельницькій області.

До електронної трудової книжки вносяться всі відомості, що підтверджують страховий стаж. Це не лише записи з трудової книжки, а також інформація з інших документів:
- трудових договорів,
- військового квитка,
- дипломів про навчання,
- свідоцтва про народження дитини (для жінок),
- довідок про підтвердження стажу тощо.

Дані до електронної трудової книжки може подати:
- працівник — самостійно через вебпортал ПФУ або у найближчому сервісному центрі Фонду;
- роботодавець — через електронний кабінет страхувальника.

Подання відомостей здійснюється в електронній формі з накладанням кваліфікованого електронного підпису. Зазначається, що після оцифрування паперова книжка залишається у працівника. Її можна використовувати й надалі для записів на вимогу, але основні відомості зберігатимуться у цифровій системі Пенсійного фонду України. За бажанням працівника роботодавець і надалі може робити записи у паперовій трудовій книжці — про прийняття на роботу, переведення, звільнення чи заохочення.

Працівник може звірити інформацію в онлайн-кабінеті з паперовими записами. Якщо виявлено неточності, потрібно звернутися до органів ПФУ для уточнення.

Юристи нагадують, що після завершення перехідного періоду страховий стаж визначатиметься за даними електронного реєстру.